Metodika práce s programem nabízí dva základní pohledy na účetní data. Jeden z nich je pohled prostřednictvím dokladů. Účetní doklad, ať už pohledávka nebo závazek, vstupují do systému v okamžiku tzv.zavedení dokladu. U závazků se děje zavedení v okamžiku obdržení přijaté faktury. Nyní je možno jej vyhledat a dozvědět se o něm více.

V okamžiku vstupu do modulu dokladů (Závazky/Pohledávky, ..vůči firmám/zaměstnancům) se otevře okno, které se skládá z několika záložek. Přepínání mezi nimi je možno pomocí lišty ve spodní části okna.

Seznam - zde nalezneme seznam všech nalezených dokladů. Seznam se nemění do okamžiku nového vyhledávání. (viz kap. Seznam nalezených dokladů)

Detail - “dvojklikem” na doklad, který si vybereme v seznamu, je možno zobrazit detail dokladu, kde nalezneme všechny podrobnosti o dokladu.

Doklad - najdeme zde saldo závazku a příslušný doklad v bance, byl-li již doklad uhrazen.

Hledání - záložka, na které specifikujeme kritéria vyhledávání. (viz. kap.Vyhledávání dokladů)

Nastavení – můžeme specifikovat kritéria dokladu, na který bude ukazovat kurzor v seznamu. Použijeme v případě, máme-li vybráno např. 500 dokladů, ale chceme se v seznamu nastavit až na 250. z nich.

Sestavy - na této záložce se budou nabízet sestavy, které poskytnou uživateli standardní, nejčastěji požadované výstupy. O další konkrétní sestavu, která zatím v nabídce není, je možné požádat technickou podporu.Ta ji připraví pomocí generátoru sestav a přiřadí uživateli a modulu.

1. Vyhledávání dokladů

Při práci s doklady budeme chtít nalézt skupinu dokladů, které odpovídají námi požadovaným kritériím. Můžeme tak učinit na záložce Hledání:

Systém vyhledávání funguje takto:

Necháme-li všechna pole prázdná , znamená to, že výběr dokladů nijak neomezujeme. Po kliku na tlačítku se objeví všechny doklady. (např. všechny závazky, příslušící dané fakultě).

Můžeme také zadat některá vyhledávací kritéria. Chceme-li např. vyhledat všechny faktury, které nějak souvisí s placením nájmu, nebyly přijaty dříve než 2.1.2000 a platilo se městu Ostrava, vyplníme pole podle obr.4.

• vybíráme-li doklady např. podle data pořízení, můžeme interval specifikovat takto:

1. Třídění dokladů

Po zadání vyhledávacího kritéria budou nalezené doklady řazeny na záložce Seznam. Podle jakých pravidel se mají třídit můžeme ovlivnit na záložce Třídění:

Obr.5



V levé části se nacházejí možná kritéria třídění, v pravé jsou kritéria vybraná. Vzájemné přeskupování je možné technikou “Táhni a pusť”, známou pří posouvání ikon po ploše Windows. Pokud tedy budeme chtít vybrané doklady třídit pouze podle data vystavení dokladu, přesuneme první tři položky v pravém sloupci mezi ostatní v levém a klikneme na tlačítko Setřídit.

 

 

 

2. Seznam nalezených dokladů

Na záložce nalezených dokladů vidíme jednotlivé doklady s různými údaji o nich. Ty jsou seřazeny do sloupců. Šířku sloupců a jejich pořadí můžeme měnit podle potřeby.

Specifikou dvojího pohledu na účetní data je i skutečnost, že ne všechny doklady, které vidíme v seznamu vyhledaných dokladů, můžeme také vysledovat na účtech. Příčinou je to, že od okamžiku přijetí dokladu po jeho zaúčtování může uběhnout určitá doba (v nepříznivém případě až týdny), o kterou bude záznam v účtech zpožděn za záznamem v dokladech.Seznam vyhledaných dokladů lze vytisknout volbou “Nástroje”,”Tisk vybraných záznamů”.

 Všechny výše uvedené operace jsou přístupné přes tuto položku v nabídce.

Seznam – zde najdeme seznam nalezených účtů, které odpovídají námi zadaným kritériím.

Detail – pokud označíme požadovaný účet v seznamu a klikneme na záložku “Detail”, objeví se obraty na daném účtu za jednotlivá období roku. Jsou zde rovněž zůstatky na účtech.

Hledání – na tuto záložku se dostaneme při vstupu do modulu stavů účtů. Můžeme zde zadat vyhledávací kritéria pro nalezení účtů. Záložka je svázána se zadáním “Součtování”. Vybraným úrovním součtování odpovídají i zobrazená pole pro zadávání kritérií. Podrobnosti viz. kap. 4.1.

Sestavy – na této záložce se budou nacházet standardní sestavy určené k tisku. Lze zde rovněž zařadit sestavy, které dle vašich požadavků vytvoří programátor.

Obraty – označíme-li na záložce “Detail” určité období daného účtu a přejdeme na záložku “Obraty” (lze i “dvojklikem”), dostaneme seznam účetních dokladů, které odpovídají těmto obratům na daném účtu. “Dvojklik” na řádek např. s vybraným účetním dokladem-závazkem nás pak přivede přímo na danou fakturu, kde ještě můžeme prohlédnout položky dokladu a jeho zaúčtování.

Saldokonto – sledování stavu saldokontních účtů (Viz. kap. 4.2)

Při zobrazování stavu účtů je důležité nejen to, které účty chceme sledovat, nýbrž i skutečnost, na jaké úrovni chceme získat součty.

Obr.7

Na této tabuli zadáváme výběrová kritéria pro vyhledání účtů. Chceme-li např. najít všechny nákladové účty, vložíme do pole “Syntetický účet” 4*. To zaručí, že budou vypsány všechny účty, které začínají čtverkou, tedy všechny nákladové účty.

Obr.9

Obr.10

Je tedy zřejmé, že nic nebrání tomu, abychom požadovali součtování účtů např. po katedrách /pracoviště 3, a 4. znak/nebo i zakázkách. Čím více bude úrovní přes které chceme účtovat, tím jemnější bude dělení jednotlivých účtů. Konkrétně ve výše zmíněném součtování přes zakázky dostaneme seznam nákladových účtů, kde jejich stavy budou odpovídat částkám, které byly vytvořeny sečtením nákladů na vámi zvolené zakázce, např. 0001. Pokud však nevyplníte pole “Zakázka” nebo použijete symbol *, v seznamu nalezených účtů budou jednotlivé nákladové účty rozděleny na tolik částí, kolik zakázek se na daný účet účtovalo. Může tedy jít již o dlouhý seznam.

Chceme dále znát, které doklady se podílely např. na stavu v březnu, tedy obraty na účtu za březen. Přejděme na záložku “Pohyby” nebo opět postačí “dvojklik” na daném řádku.

Některé z účtů jsou označeny jako saldokontní. Jejich seznam dostaneme v modulu číselníků, konkrétně “Účtového rozvrhu”. Jsou označeny ve sloupci Sal.

Při zadávání “Podmínek” a “Součtování” při tvorbě sestav se budeme setkávat s pojmy :

Pro zadávání podmínek v poli “Podmínky” platí obecné principy popsané v kapitole 3.1.

Dále platí pro zadávání požadavků na součtování v poli “Součtování” následující :

“Fakulta”

Na obrázku vidíme situaci, kdy chceme zobrazit všechny nákladové účty, sečtené po jednotlivých fakultách a rozepsané na jednotlivé obraty. Zadáním dalších podmínek zúžíme výběr účtů, rozšíření úrovní součtování (např. o katedry) bude mít za následek rozmělnění jednotlivých účtů na menší části. Je třeba si to uvědomit např. při tisku sestavy součtované přes fakultu, katedru a zakázku, bez zadání výběrových podmínek, že může jít počet stran výstupu až do stovek. Pravidla při zadávání výběrových podmínek jsou rovněž shodná s modulem dokladů a můžete se k nim vrátit v kapitole 3.1. Výsledek vidíme níže:

Sestava “Pohyby na vybraných účtech” detailním rozpisem sestavy “Obraty na vybraných účtech” s tím, že každý účet je rozepsán položkově na jednotlivé pohyby.

Obr.20