Ekonomický a informační systém Magion
EIS Magion je informační systém, jež se skládá z mnoha modulů, čímž obsahuje veškeré účetnictví (dokladovou evidenci, účetnictví, výkaznictví, rozpočetnictví), mobilní aplikace (webové aplikace, webové služby), personalistiku a mzdy (evidenci, mzdové účetnictví, výkaznictví).
- Požadavky na přidělení/úpravu/odebrání práv, námitky, postřehy, či dotazy k fungování programu směřujte na e-mail helpdesk@zcu.cz
Základní informace
Magion rozlišujeme na ekonomický informační systém, personální a mzdový systém a mobilní aplikace. Pod EIS Magion jsou kromě komplexního účetnictví zahrnuty další softwarové moduly/subsystémy: sklady, majetek, objednávky, rozpočet, modul zajišťující vazby mezi subsystémy, finanční kontrola a další. Magion se neomezuje jen na tlustého klienta (GUI), ale je ve vybraných činnostech přístupný i z webových prohlížečů jako například aplikace pro schvalování a finanční kontrolu či elektronická žádost o pracovní volno (eDovolenka). Systém je možno spustit v ostré, cvičné (testovací) a v případě tlustého klienta i archivní databázi.
Spuštění programu
Na ORION (IS) stanicích (= stolní počítače ve správě CIVu) je nutné program spouštět Magion zástupcem na Ploše nebo v Programy > UIS z hlavní nabídky Start. Po spuštění Magionu se zobrazí nový přihlašovací dialog s defaultně zaškrtnutou volbou "Přihlásit přes Kerberos". Běžnému uživateli (chápejme jako běžného uživatele IS Magion v prostředí ZČU) stačí pouze vybrat databázi, do které se chce přihlásit a potvrdit tlačítkem "Přihlásit". Ověření proběhne automaticky na základě identity, se kterou se uživatel přihlašuje k počítači.
Uživatelé s pevně zadaným heslem musí zaškrtnutou volbu “Přihlásit přes Kerberos” odstranit a do polí Uživatel a Heslo zadat odpovídající si hodnoty.
Pro spuštění programu na IS notebooku či jako lokální instalaci je věnována kapitola na stránce Centrální autentizace do Magionu.
Vzhled, základní orientace a ovládání
Základní obrazovku pevného klienta tvoří titulkový pruh s hlavní nabídkou: Menu, Systém, Sestavy, Okna, Nápověda, Konec - ukončení systému.
Menu slouží k primární navigaci a pohybu po jednotlivých modulech a úlohách IS Magion a zobrazuje pouze moduly a úlohy, pro které má přihlášený uživatel uživatelská práva. Pohyb po řádcích je možný pomocí ovládacích šipek (nahoru, dolu) na klávesnici nebo kliknutím myši. Složky lze rozvinout klávesou Enter nebo kliknutím na znaménko +. Úlohy se spouští stiskem klávesy Enter či dvojklikem myší.
Systém slučuje nastavení uživatele vzhledem k IS jako je Nastavení tiskárny či Změnit moje heslo. Nabídka Změnit moje heslo je určena pro uživatele s pevně zadaným heslem. Běžný uživatel by si změnou hesla změnil i způsob přihlašování (stane se z něj uživatel s pevným heslem).
Sestavy vyvolá úlohu s grafickým zobrazením sestav, které jsou přihlášenému uživateli přiděleny. Úloha lze spustit i standardním výběrem volby Sestavy z Menu.
Okna jedná se o možnost uživatelského nastavení okna zobrazující konkrétní úlohu, protože každá úloha se spouští v samostatném okně a mezi současně otevřenými úlohami se lze přepínat. Veškeré volby jsou pak uloženy pro přihlášeného uživatele. Pro způsob zobrazení oken jsou volby: Uspořádat kaskádově, Uspořádat vedle sebe, Uspořádat pod sebe. Nabídka dále obsahuje například Uložit stav okna či Výchozí stav okna.
Nápověda je volba pro zobrazení uživatelské nápovědy IS Magion.
Konec - ukončení systému rychlá volba pro řádné ukončení systému.
Základní obrazovka úlohy
Každá úloha se spustí v samostatném okně s příslušným formulářem. Pod titulkovým pruhem okna mohou být k dispozici Ikony pro usnadnění uživatelské práce a tlačítko Funkce, které rozšiřuje uživatelské možnosti práce. Funkce jsou v jednotlivých úlohách různé.
Pro všechny formuláře jsou přístupné tři karty: Karta Hledání umožňuje hledání na základě výběrových podmínek s možností využití zástupných znaků. Podmínky se zapisují do uvolněných polí formuláře a jsou-li zadány do několika polí, musí být splněny současně. U polí označených šipkou (výběrová pole s hodnotami číselníku), je možno zadat podmínku výběrem z hodnoty číselníku. Hledání se spouští tlačítkem Hledat. Pokud je výsledkem hledání pouze jeden výsledek, zobrazí se záznam v kartě Detail. Pokud je výsledkem hledání více záznamů, pak se zobrazí karta Seznam s výsledným výčtem záznamů. Tlačítko Vymazat vymaže zadané podmínky ze všech polí formuláře. Pokud je ve vyhledávacím režimu formuláře dostupné tlačítko Nový, pak po jeho použití přechází formulář do režimu pořízení nového záznamu. Volná pole pro zadání jsou bílá, nepřístupná pole mají okrovou až oranžovou barvu.
Karta Seznam umožňuje další selekci s využitím filtrovacího řádku nad výčtem záznamů. Filtr je aktivován stisknutím klávesy Enter po zadání hodnoty do pole filtrovacího řádku. Výběr záznamu je možný dvojklikem myši nebo pomocí klávesy Enter nad označeným řádkem. Záznam se zobrazí na kartě Detail. Nad seznamem je možno použít pravé tlačítko myši, což vyvolá nabídku s dalšími možnostmi úprav: Nastavení (umožní úpravy v zobrazení seznamu; Třídění, Sloupce, Součtování, Součtové skupiny), Tisk, Export, Graf, Označení všech řádků, Odznačení všech řádků a O záznamu (zobrazí základní informace o vytvoření záznamu a jeho změně)
Karta Detail zobrazuje všechna pole jednoho záznamu. Formulář karty Detail obsahuje pole v hlavičce, případně na detailních kartách v polích či řádcích. Dále může (v závislosti na právech uživatele a struktuře záznamu) obsahovat ovládací tlačítka: Nový - použitím se vyvolá režim pořízení nového záznamu. Volná pole pro zadání jsou bílá, nepřístupná pole mají okrovou až oranžovou barvu. Nový jako - použitím se vyvolá režim pořízení nového záznamu jako kopie záznamu, ve kterém bylo tlačítko použito. Oprava - použitím se vyvolá režim editace a je možno přepsat všechna pole související s daným záznamem (ať v hlavičce záznamu tak i na detailních kartách). Storno - použitím se zneplatní celý záznam. Použití tlačítka Storno u neplatného záznamu je záznam opět zplatněn.
Zadání výběrové podmínky - zástupné znaky
Ovládání pomocí klávesových zkratek
Uživatelský přístup a oprávnění
Systém je nastaven administrátory, tím je myšleno vytváření uživatelských účtů a přidělování práv. Nejedná se o automatizovaný úkon, ale o ruční nastavení na základě písemného požadavku odpovědné osoby a to při zadávání, rozšiřování/zužování i odstraňování práv. Odpovědnou osobou je primárně vedoucí zaměstnanec (žádá pro své podřízené, případně sám pro sebe) nebo například vedoucí zakázky (žádá o úpravu práv na analytiky).
Důrazně doporučujeme požadavek odeslat do RT systému na adresu helpdesk@zcu.cz a nikoli na konkrétní adresy pracovníků CIVu. V RT systému je veškerá komunikace evidována a požadavek je tímto způsobem přístupný všem administrátorům systému. Obsahem požadavku musí být o co je žádáno včetně specifikace rozsahu a pro koho je žádáno (ideálně za použití alespoň 2 identifikátorů osoby, př: jméno, příjmení a login; osobní číslo a login; jméno, příjmení a osobní číslo).
Protože je Magion velmi variabilní, existuje v systému velké množství práv, jež je možno sdružovat do rolí. Z práv k ekonomickým modulům jsou to například práva na doklady, či práva na analytiky. Pokud se bavíme o právech k personálním či mzdovým sestavám, většinou se nastavení týká práv na data. Aby nastavení fungovalo dle představ, je nutné jej dobře rozvrhnout a popsat, tudíž pokud máte specifikovat rozsah práv, ale nevíte jak na to, klidně svými slovy popište činnosti, které má mít uživatel povolené. Pokud bude třeba něco objasnit či doplnit, vyžádá si administrátor doplňující informace a zajisté dojde k dohodě k oboustranné spokojenosti.
Cvičná databáze
Každý uživatel má přístupnou cvičnou databázi. Jde o noční kopii ostré databáze z předchozího dne ať z pohledu záznamů tak z pohledu uživatelských práv. Od ostré databáze se liší výrazným pozadím v zelené barvě. V případě pevného klienta je navíc v horní liště psáno “cvičná databáze” a zablokován tisk.
Pokud si potřebujete vyzkoušet nějaký postup, pak je cvičná databáze tím nejlepším prostředkem pro Vaše pokusy, protože umožňuje provádět akce, které nejsou odstranitelné (př. zakládání nových dokladů). Veškeré změny není třeba uvést do původního stavu, protože budou přes noc znovu přepsány posledními hodnotami z ostré databáze. Ale naopak pro uživatele s právy pouze ke čtení není cvičná databáze vůbec vhodná, protože se nelze odvolávat na obsah v ní uvedený. V případě pevného klienta si uživatel databázi vybírá již při přihlašování. V případě webových aplikací je cvičná databáze dostupná na jiné URL adrese (cvičná aplikace pro schvalování a fk; cvičný personální portál).
